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Corona: Wie kann ich die anstehende GV durchführen?

Die Reinhard Advisory AG hat viele Anfragen betreffend der Durchführung der Generalversammlung (GV) von KMU erhalten. Dazu haben Sie die wichtigsten Fragen und Antworten als Information aufbereitet.

FAQ für Verwaltungsräte für Durchführungen von statutarischen Versammlungen

Der Bundesrat hat am 16.März 2020 die Situation als "ausserordentliche Lage" eingestuft. Gemäss Verordnung ist es nun verboten, öffentliche oder private Veranstaltungen, einschliesslich Sportveranstaltungen durchzuführen. Vorerst gilt dieses Verbot bis zum 19. April 2020. Es ist anzunehmen, dass dieses Verbot verlängert wird.

Durchführung von GV wie gewohnt? 

Das Mitwirkungsrecht der Aktionäre muss gemäss OR in der GV ausgeübt werden. Für alle Beschlussfassungen wird die physische Präsenz der Aktionäre, ihrer persönlichen Vertreter oder des institutionellen Stimmrechtsvertreter an der GV verlangt. Physische GV im Sinne des OR gelten (unabhängig der Teilnehmerzahl) als Veranstaltung im Sinne Art. 6 COVID-19-Verordnung 2 und sind grundsätzlich verboten. 

Welche Spezialregelungen gelten für GV's?

Für Versammlungen von Gesellschaften hält die COVID-19-Verordung 2 eine Sondervorschrift bereit, damit die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ihre Rechte unter Einhaltung der Vorgaben des BAG betreffend Hygiene und sozialer Distanz wahrnehmen können:

➔ Der Veranstalter kann anordnen, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ihre Rechte ausschliesslich auf schriftlichem Weg oder in elektronischer Form oder durch einen vom Veranstalter bezeichneten unabhängigen Stimmrechtsvertreter ausüben können. Die Anordnung muss spätestens vier Tage vor der Veranstaltung schriftlich mitgeteilt oder elektronisch veröffentlicht werden.

Muss eine Bewilligung eingeholt werden?

Nein – aber ...

Art. 6a COVID-19-Verodnung 2 stellt eine Sonderregelung für Versammlungen von Gesellschaften dar. Eine Bewilligung der zuständigen kantonalen Behörden im Sinne von Art.7 COVID-19- Verord. 2 nicht nötig. Sofern Gesellschaften nicht von den Möglichkeiten gemäss Art. 6a COVID-19-Verodnung 2 Gebrauch machen und ihre GV nach OR durchführen, kommen hingegen Art. 6 und 7 COVID-19- Verordung 2 zur Anwendung und es ist gegebenenfalls eine Bewilligung der kantonalen Aufsichtsbehörde einzuholen. 

Gibt es verschiedene Möglichkeiten oder Vorschriften je nach Rechtsform? 

Die Verordnung gilt für alle Gesellschaften inkl. Vereine oder Genossenschaften. Somit auch für Vereinsversammlungen oder Genossenschaftsversammlungen.

Zeitliche Fristen 

Entscheidend ist, dass der Veranstalter während der von der Verordnung vorgegebenen Frist, d.h. bis zum 19. April 2020, entscheidet und die entsprechenden Anordnungen trifft. Wann die GV stattfindet, ist nicht relevant. Möglich ist also, dass die GV vor dem 19. April 2020 einberufen wird und in der Einberufung die entsprechenden Anordnungen gemäss Verordnung getroffen werden, die GV selber aber nach dem 19. April 20 stattfindet. 

Gilt die Verordnung auf für öffentlich beurkundende Traktanden? 

Ja.

Wie ist das Vorgehen, wenn wir für die Möglichkeiten gemäss Verordnung Gebrauch machen wollen? 

VR hat die GV noch nicht formell einberufen: Es gelten für die Einberufung weiterhin die gesetzlichen Bestimmungen gemäss OR (d.h. Einberufung spätestens 20 Tage vor der Versammlung). Es empfiehlt sich, die speziellen Anordnungen gemäss COVID-19-Verordnung 2 bereits in die Einberufung aufzunehmen.

GV ist schon einberufen:

So ist eine erneute Einladung nicht notwendig resp. für die neuen Anordnungen sind die Einladungsfristen nicht einzuhalten, sondern diese sind spätestens 4 Tage vor der Veranstaltung schriftlich mitzuteilen oder elektronisch zu veröffentlichen. 

Entsprich die Sonderregelung für GV gemäss Verordnung der Möglichkeit der virtuelle GV gemäss Aktienrechtsrevision?

Im Rahmen der Revision des Aktienrechts (16.077, Entwurf 1) wird die virtuelle GV eingeführt. Das Revisionsprojekt befindet sich jedoch noch in der Differenzbereinigung. Vor der Schlussabstimmung darf der Bundesrat keine Bestimmung vorzeitig in Kraft setzen.

Mit der Sonderregelung für Versammlungen von Gesellschaften gemäss COVID-19-Verodnung 2 wird zumindest bis zum 19. April 2020 eine vergleichbare Regelung eingeführt. Die Möglichkeiten unterscheiden sich allerdings in einigen Punkten deutlich von der virtuellen GV gemäss Aktienrechtsrevision:

  • Für die virtuelle GV gemäss Aktienrechtsrevision wird eine statutarische Grundlage vorausgesetzt. Um von den Möglichkeiten gemäss Art. 6a COVID-19- Verordung 2 Gebrauch machen zu können, braucht es keine statutarische Grundklage.
  • Bei der virtuellen GV gemäss Aktienrechtsrevision muss der Verwaltungsrat in der Einberufung einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter bezeichnen. In der COVID-19-Verordnung 2 fehlt dieses Element.
  • Bei einer virtuelle GV gemäss Aktienrechtsrevision gibt es keinen Tagungsort. Die Versammlung nach Art. 6a COVID-19-Verordnung 2 bleibt eine «normale GV» und muss immer noch an einem bestimmten Datum, zu einer bestimmten Uhrzeit und an einem bestimmten Ort stattfinden. 
Wann muss ein unabhängiger Stimmrechtsvertreter bezeichnet werden und wer wählt diesen?

Börsenkontierte Gesellschaft: Zwingend. Für die Wahl ist die GV zuständig.

Nicht börsenkontierte Gesellschaft: Nur dann zwingend, wenn sie den Aktionären ein Mitglied ihrer Organe oder andere abhängige Personen für die Stimmrechtsvertretung an der GV vorschlägt. Ohne andere Statutenbestimmung wählt der VR den unabhängigen Stimmrechtsvertreter.

Durch die aktuelle Sonderregelung können nun die Aktionäre verpflichtet werden, Ihre Rechte durch den unabhängigen Stimmrechtsvertreter ausüben zu lassen.

Falls die GV nicht bereits einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter bestimmt hat, kann der VR bzw. der Vorstand einen solchen bestimmen.

Können Vollmachten elektronisch erteilt werden?

Ja.

Können der Aktionäre eine Teilnahme an der GV verboten werden?

Gemäss OR haben Aktionäre ein Recht auf Teilnahme an der GV. Verwaltungsratsbeschlüsse oder GVBeschlüsse, welche das Recht eines Aktionärs auf Teilnahme an der GV entziehen oder einschränken sind nichtig. GV-Beschlüsse, welche in Abwesenheit von befugtem Teilnehmer erfolgen, sind anfechtbar.  

Mit der COVID-19-Verordnung 2 können die Aktionäre allerdings verpflichtet werden, ihre Rechte ausschliesslich auf schriftlichem Weg oder in elektronischer Form oder durch einen vom Veranstalter bezeichneten unabhängigen Stimmrechtvertreter auszuüben. Das Recht auf physische Teilnahme des Aktionärs an der Versammlung wird somit vorübergehend eingeschränkt. 

Was ist, wenn die GV trotz den Spezialmöglichkeiten nicht durchgeführt werden kann? Verschiebung möglich?

Ist die Krisenlage derart akut, dass eine Durchführung der GV trotz der Spezialmöglichkeiten nicht möglich ist, hat der VR nur noch eine Option: Er muss die Verschiebung der GV auf einen späteren Zeitpunkt anordnen. 

Zwar sieht das OR vor, dass der VR die ordentliche GV innerhalb von sechs Monaten nach Schluss des Geschäftsjahres einzuberufen hat. Es handelt sich bei dieser Frist allerdings nur um eine Ordnungsfrist; im Falle des Überschreitens der Frist wird weder die Versammlung ungültig, noch sind die gefassten Beschlüsse anfechtbar. Eine Neuansetzung der GV könnte somit auch erst in der zweiten Jahreshälfte erfolgen.

Gelten für GmbH Gesellschaftsversammlungen gleiche Grundsätze, wie bei AG? 

Ja, grundsätzlich Vorschriften des Aktienrechts anwendbar. Ausnahme bei Bezug des Abhaltens einer physischen Versammlung: Falls kein Gesellschafter eine mündliche Beratung verlangt, kann die Versammlung schriftlich durchgeführt werden.

Was gilt für Genossenschaften?

Bei der GV einer Genossenschaft sind gemäss Obligationenrecht insbesondere die folgenden Besonderheiten zu beachten: 

  • Bei Genossenschaften, die mehr als 300 Mitglieder zählen oder bei denen die Mehrheit der Mitglieder aus Genossenschaften besteht, können die Statuten bestimmen, dass die Befugnisse der GV ganz oder zum Teil durch schriftliche Stimmabgabe (Urabstimmung) der Genossenschafter ausgeübt werden.
  • Bei der Ausübung seines Stimmrechts in der GV kann sich ein Genossenschafter durch einen anderen Genossenschafter vertreten lassen, doch kann kein Bevollmächtigter mehr als einen Genossenschafter vertreten. Bei Genossenschaften mit über 1000 Mitgliedern können die Statuten vorsehen, dass jeder Genossenschafter mehr als einen, höchstens aber neuen andere Genossenschafter vertreten darf.
  • Genossenschaften, die mehr als 300 Mitglieder zählen oder bei denen die Mehrheit der Mitglieder aus Genossenschaften besteht, können durch Statuten die Befugnisse der GV ganz oder zum Teil einer Delegiertenversammlung übertragen.
  • Die konzessionierten Versicherungsgenossenschaften mit über 1000 Mitgliedern können durch die Statuten die Befugnisse der GV ganz oder zum Teil der Verwaltung übertragen.

Art. 6a COVID-19-Verordnung hat daher für Genossenschaften nicht dieselbe Bedeutung wie für AG, ist aber grundsätzlich (und insbesondere auch für die Delegiertenversammlung einer Genossenschaft) ebenfalls anwendbar.

Was muss ich bei Vereinen beachten? 

Beim Verein sind insbesondere die folgenden Besonderheiten zu beachten:

  • Die Vereinsversammlung muss nicht zwingend physisch stattfinden. Bei Einstimmigkeit ist die schriftliche Zustimmung zu einem Antrag möglich. Sofern eine entsprechende statutarische Grundlage vorliegt, ist auch die schriftliche Mehrheitsentscheidung (Urabstimmung) zulässig.
  • Zufolge der Personenbezogenheit des Vereins ist die gewillkürte Stellvertretung nicht möglich.

Art. 6a COVID-19-Verordnung hat daher für Vereine nicht dieselbe Bedeutung wie für AG, ist aber grundsätzlich ebenfalls anwendbar.

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